Совместная работа с документами

Мир меняется. И теперь необязательно всей команде быть в офисе, чтобы делать совместную работу. И делать ее качественно. К счастью, есть множество инструментов, позволяющих работать дистанционно, но вместе. В этой статье рассмотрим самые популярные и проверенные.

Да, работа бывает разная, и сервисы для удаленной работы решают разные задачи. Какие-то помогают совместно дизайнить, какие-то – совместно брейнстормить, третьи – поддерживают коммуникацию, четвертые – для совместного создания документов, пятые – поддерживают весь процесс и структурируют общие задачи. Ключевое слово во всех этих случаях – совместно. То есть одновременно. И так, чтобы изменения внесенные одним, были видны другим. И было понятно, кто и что изменил. Начнем с простого, с документов.

Совместная работа над документами онлайн и их хранение

Здесь не откроем Америку. Эти сервисы уже знакомы многим. И их предназначение понятно, но очень многие до сих пор ими не пользуются. Либо используют только ограниченные функции. Зачастую один сервис включает в себя хранение документов онлайн, возможность их создавать, редактировать, сохранять в разных форматах, комментировать и делиться.

Итак, создать договор и совместно отредактировать его, описать рабочий процесс, записать свои идеи, концепции и подискутировать совместно можно в…

Google Docs и Google Drive

Google docs создан как аналог MS Words, но для работы онлайн. Все тот же знакомый текстовый редактор с довольно широкими возможностями по верстке текста. Здесь доступны выключка (выравнивание), выбор шрифта (а в гугл фонтс их много), выбор кегля (размера), возможность вставить изображения, вставить таблицу и связать ее с Google Таблицами и многое другое.

Документы, само собой, можно использовать по-разному. Составлять договоры, писать статьи, обмениваться мыслями и делать это совместно. Один человек может написать текст, а другой может его скорректировать. Или оставить свой ценный комментарий. Обсудить работу можно и в чате, который доступен тут же, в гугл-документе.

На самом деле, Google docs – это составная часть Google Drive. А в него в свою очередь входят Google презентации, Google Keep, Google таблицы, Google Photo, Google-календарь и Google-задачи. Эти сервисы готовы закрыть львиную долю задач по совместной работе небольшой компании. И конечно, Google Drive – это еще и облачное хранилище ваших файлов. Доступ к ним вы можете получить удаленно. Из дома, карантина или отпуска.

Несмотря на свою известность, не все работают с Гугл Драйв. И иногда диву даешься как современный человек присылает тебе комментарии вложенным файлом формата .docs. Это неудобно для обеих сторон.

Приятным бонус: файл, созданный в Google Docs, можно скачать в формате docx, rtf, txt, ebub, html и pdf. То есть работаете в браузере и сохраняете как красивый pdf. Круто!

Обратная ситуация тоже справедлива. Вордовский файл, загруженный в Google Docs, можно будет и прочитать, и отредактировать. Удобно!

Конечно, Google в первую очередь – это бизнесмен. Поэтому бесплатно пользоваться благами этих инструментов можно только с ограничением в 15 гб для всех ваших файлов суммарно. Для кого-то этого объема будет достаточно. А кто-то захочет перейти на платный тариф. Кстати, стоит он совершенно не космических денег.

Доступный бесплатный объем: 15 гб
Платная версия: начинается от 139 рублей в месяц или 1390 рублей при оплате за год
Объем в минимальном тарифе: 100 гб
Подробнее о тарифах Google Drive (Google One)

Яндекс.Диск

Аналогичный сервис от Яндекс. Тоже есть возможность хранить документы в облаке, но по умолчанию доступно 10 гб, а не 15 как у Google. Это компенсируется более доступными платными опциями. Всего 99 рублей в месяц будут стоить дополнительные 100 гб. При оплате за год стоимость месяца будет всего 83 рубля. Аналогичный тариф в Google обойдется в 1390 рублей. В масштабах года разница не такая большая. Так что можно выбирать, основываясь на привычках и предпочтениях.

В Яндекс.Диске тоже можно работать с документами, таблицами и презентациями онлайн. Это действительно удобно при совместной работе. Яндекс использует решения от Microsoft, которое называется Office 365. Для обывателя это означает только одно: легкий переход из офлайна в онлайн, ведь интерфейс знакомый по MS Office, во многом аналогичен.

Доступный бесплатный объем: 10 гб
Платная версия: начинается от 99 рублей в месяц или 996 рублей при оплате за год
Объем в минимальном тарифе: 100 гб
Подробнее о тарифах Яндекс.Диска

Dropbox

Изначально сервис работал как облачное хранилище. Поговаривают даже, что создатель придумал его после того, как на важную встречу, забыл взять флешку. И он подумал, что было бы здорово иметь ее везде, где только есть Интернет.

С Дропбоксом можно работать как в браузере, так и установив программу себе на компьютер. В этом случае у вас появляется папка Dropbox. Загружая туда файлы, вы можете быть уверены, что они появятся автоматически на всех подключенных устройствах. И конечно, они появятся в браузерной версии.

В браузере можно просматривать документы, комментировать их и даже редактировать.

При этом вы можете создать документ, используя встроенный удобный редактор Dropbox Paper.

Либо выбрав привычные форматы Google Docs или MS Office.

Dropbox приятен во всех аспектах. Тарифная сетка несколько отличается от Google Drive и Яндекс.Диска. Младший тариф начинается от 9,99 долларов и включает 2 терабайта дискового пространства.

Доступный бесплатный объем: от 5 гб
Платная версия: начинается от 1000 рублей в месяц (11,99 евро) или ~10 000 рублей при оплате за год
Объем в минимальном тарифе: 2 тб
Подробнее о тарифах Dropbox

Onedrive от Microsoft

Onedrive по умолчанию работает на компьютерах под управлением OS Windows. Так что облако уже является частью естественной рабочей среды. Само собой, Onedrive так же доступен и в браузерной версии со всеми благами онлайн- версии MS Office.

Доступный бесплатный объем: от 5 гб
Платная версия: начинается от ~560 рублей в месяц (6,99 долларов) или ~5 600 рублей при оплате за год
Объем в минимальном тарифе: 1 тб
Подробнее о тарифах Onedrive